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Como fazer PI Planning?

pi planning

O Program Increment Planning, mais conhecido como PI Planning tem como objetivo reunir as equipes ágeis para discutir e compartilhar pensamentos sobre determinado projeto em desenvolvimento.

São vários os profissionais envolvidos em um PI Planning, por exemplo, os gerentes de produto, proprietários do produto, líderes de planejamento, gerenciadores de processos e desenvolvedores.

Entre os focos da reunião de PI estão o alinhamento de equipe, definição de metas, tomada de decisões importantes e priorização de tarefas. Estes são pontos essenciais para um resultado final satisfatório ao cliente.

Se você quer entender melhor como fazer PI Planning, desde a preparação que antecede o evento até a sua realização de fato, confira o conteúdo abaixo com as etapas a serem seguidas!

Faça um pré-planejamento

O primeiro passo para garantir que o PI Planning seja produtivo é realizar as tarefas de pré-planejamento. Ou seja, preparar as equipes envolvidas para que possam tirar o máximo proveito do evento.

Essa preparação inicial exige alguns pontos importantes para que todos estejam alinhados no trabalho a ser feito. Confira três principais que não podem faltar:

  • Organização: o planejamento organizacional é essencial para ter a certeza de que todos os participantes estarão preparados para a reunião. Aqui também é o momento de definir os tópicos abordados e a função que cada um vai desempenhar;
  • Conteúdo: o planejamento de conteúdo é o envio de todas as informações necessárias para realizar o PI Planning. Todos devem receber o briefing do projeto, o backlog de produtos e demais documentos úteis;
  • Logística: o planejamento logístico envolve organizar a parte que diz respeito ao local utilizado para a reunião presencial ou abertura de sala online, assim como garantir conexão de internet e plataformas.

Não é uma regra, mas a recomendação é que a organização do evento de PI Planning seja feita com pelo menos um mês de antecedência. Isso vai garantir que tudo seja preparado em tempo hábil.

Compreenda os inputs e outputs

Os inputs são considerados itens de “entrada” que servem como recursos e passam por uma transformação para se tornar um novo produto. Então, é importante conhecê-los antes de realizar o PI Planning.

Não basta apenas ter conhecimento do que se trata e sim estudar esses insumos para que todos estejam alinhados na mesma página na hora de discutir o assunto. Veja exemplos de inputs:

  • Relatórios: esse documento é encaminhado antes da sessão com o resumo dos principais pontos colabora para contextualizar os participantes da reunião;
  • Visão do programa: muito mais do que entender a direção de um negócio atualmente, é preciso descobrir qual a visão de futuro para esse projeto em questão;
  • Backlog do programa: ter uma lista com as tarefas a serem executadas no desenvolvimento do produto é essencial para definir posteriormente no evento quais devem ser prioridade.

Quanto aos outputs, tratam-se de resultados que possam ser concretizados com a sessão de PI Planning. Por exemplo, a definição clara das metas a serem alcançadas por cada participante presente para a próxima reunião.

Ou então, a determinação de datas de entrega, problemas a serem resolvidos em equipe e principais marcos. Eles podem representar uma boa finalização do evento, já que direciona o grupo para os seus objetivos.

Escolha uma plataforma

Para garantir que a sessão de PI Planning ocorra como planejado e seja possível colocar em prática o que é esperado, é também necessário fazer o uso de uma plataforma que atenda as necessidades.

Isso porque, o meio online facilita muito o encontro de equipes sem que estejam no mesmo ambiente físico. Porém, ainda assim existem algumas dificuldades que podem surgir se não estiver atento à escolha da plataforma.

Os principais fatores a serem analisados são as funções oferecidas, assim como uma boa qualidade de imagem em vídeo e a possibilidade de trabalhar em equipe, com tela compartilhada.

Além disso, é interessante quando as plataformas exigem cronômetro, permitindo que os participantes vejam quanto tempo de reunião já passou. Isso gera mais controle e torna o evento mais produtivo.

Execução da reunião

Chegamos então à parte mais importante: a execução da reunião de PI Planning. Essa é a hora de juntar todas as equipes envolvidas e colocar em prática tudo planejado nos tópicos anteriores.

A preparação serve justamente para que a reunião flua de forma dinâmica e que todos os participantes estejam alinhados sobre o projeto. Afinal, é um momento para compartilhar a visão de cada equipe.

Confira abaixo como geralmente funciona a agenda de um PI Planning:

  • Apresentação do contexto da empresa e da sua visão de futuro;
  • Visão e solução para o produto a ser desenvolvido;
  • Traçamento da visão de arquitetura e demais práticas;
  • Apresentação dos processos e resultados esperados;
  • Divisão de equipes;
  • Revisão dos planos de planejamento;
  • Identificação e solução de problemas;
  • Apresentação de possíveis riscos;
  • Propostas para os próximos planos.

Esses são alguns assuntos que devem ser abordados durante a reunião para que seja produtiva e direcione os participantes para os próximos passos a serem tomados com o projeto.

Retrospectiva

Por fim, antes de encerrar a sessão é importante fazer uma retrospectiva do evento. Analise os pontos positivos e negativos, assim como o que deve ser melhorado para os próximos encontros.

A ideia é que seja uma avaliação resumida, sem tomar muito tempo dos colaboradores. Esses minutos são essenciais para aprimorar o PI Planning a cada nova reunião realizada.

É critério de cada gestor dividir o horário da sessão como achar melhor, apenas lembrando de não furar o planejamento e de deixar espaço para que as equipes possam fazer as suas considerações.

Essas foram as dicas de como fazer PI Planning, ferramenta que tem como principal objetivo otimizar os processos de desenvolvimento de produtos e facilitar o trabalho colaborativo!

Veja aqui: Sociedade de Economia Mista: o que é e como funciona?